Planificar y organizar de forma efectiva

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Planificar y organizar de forma efectiva

Tenemos mucho trabajo por hacer y poco tiempo. La planificación de tareas permite organizarte mejor y conseguir completar todos los retos que te propongas.

La planificación es el mejor aliado para la consecución de metas ya que implica preparación y se estructura en torno a una distribución óptima del tiempo disponible. En definitiva, podría decirse que planificar es ganar tiempo, y la experiencia nos enseña que cuanto más tiempo se invierte en planificar menos tiempo se emplea hasta alcanzar los objetivos marcados. El resultado es de ahorro de tiempo en el cómputo global.

Para optimizar la gestión del tiempo es indispensable una buena planificación, que debe apoyarse en:

• El establecimiento de objetivos.

• La elección de los medios más convenientes para alcanzarlos antes de emprender la acción, como planes y programas.

• La toma de decisiones previa a la acción.

• El decidir con anticipación lo que hay que hacer y cómo deberá hacerse.

• Un minuto invertido en planificación de actividades ahorra hasta diez en la ejecución de las mismas. El procedimiento a seguir puede asemejarse al siguiente:

• A última hora de la jornada confeccionar una lista de actividades por hacer.

• A primera hora de cada día, revisar la lista antes de empezar.

• Evaluar el grado de urgencia e importancia de cada tarea y establecer prioridades.

• Ir marcando en la lista cada actividad completada y actualizarla cuando sea necesario o si se produce algún cambio que afecta al orden de ejecución programado.

Existen algunos trucos que optimizan el rendimiento, entre los más prácticos se encuentran:

• Posponer, cuando sea posible, las actividades que más nos gustan para el final en vez de retrasar la ejecución de esas otras que resultan más engorrosas, que más trabajo nos cuesta hacer o menos nos gustan. Cuanto antes nos quitemos este asunto de encima menos tiempo dedicaremos a pensar en él y más podremos invertir en otros temas de más fácil solución.

• Ejecutar las tareas que llevan poco tiempo cuanto antes para tacharlas de la lista.

• Identificar en qué horas se es más productivo (generalmente entre las 10 y las 12 de la mañana), para durante ese tiempo hacer las tareas que más concentración o esfuerzo requieran.

• No programar las reuniones para última hora de la jornada, ya que al final no resultan productivas porque se pierde mucha concentración en estar pendiente de la hora de salida.